Qualquer mudança implementada em empresas, grandes ou pequenas, devem ser planejadas a partir de estratégias que contemplem as necessidades e os desejos da maioria.
Pensando nisso, selecionamos algumas dicas que podem ajudar na transição do controle de ponto no papel para o controle de ponto 100% digital:
Entender o que realmente a sua empresa precisa pode tornar o seu negócio mais competitivo, principalmente na tomada de decisões, que serão assertivas e que gerarão crescimento.
O mesmo acontece com a implementação de um novo sistema de controle de ponto. Ao anunciar mudanças na forma de trabalho, as reações positivas não são unânimes e muitas vezes pode haver resistência por parte da equipe. Alterar um processo do analógico (integral ou parcial) para uma modalidade totalmente online e eletrônica requer treinamento e adaptação disso à cultura da empresa.
- Comunique a todos as mudanças que virão. A grande dificuldade de comunicação em empresas é a conversa de corredor. Um líder que abre um canal aberto com todos os colaboradores, mesmo os minimamente envolvidos com o assunto, mitiga as falhas na comunicação.
- Crie um treinamento simplificado e divida o time em dias certos para entenderem a nova tecnologia. Assim, você equilibra a agenda de tarefas de todos e compromete menos a rotina de trabalho.
- Trabalhe próximo dos profissionais de RH e escute as orientações básicas de como prosseguir com treinamentos e etapas de adaptação. Esse setor é o que mais precisa se adaptar às mudanças e o que teme corte de pessoal devido às novas tecnologias. É preciso estar perto, orientar treinar e esclarecer que a adoção de um sistema digital significa menos trabalho operacional e mais tempo para atividades estratégicas.
- Adequação à lei trabalhista. A portaria 1510, também conhecida como lei do ponto eletrônico, foi sancionada em 2009 pelo antigo Ministério do Trabalho e Emprego, com o objetivo de estabelecer regras sobre o uso do registro de ponto eletrônico. É essencial explicar para os colaboradores que a adoção de um sistema eletrônico de ponto é uma segurança maior para eles mesmos, além de significar melhor faturamento ao negócio.
Observação:
A portaria 1510 traz uma série de diretrizes para o Registro Eletrônico de Ponto (REP) e para o Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP). Nela constam não só definições para o relógio de ponto, mas também traz determinações relacionadas ao software de tratamento de ponto utilizado pela empresa que devem ser consideradas:
- Possuir relógio interno de tempo real com precisão mínima de 1 minuto por ano, com capacidade de funcionamento ininterrupto por um período mínimo de 1040 horas na ausência de energia elétrica.
- Ser capaz de emitir o comprovante de ponto a cada marcação feita pelo colaborador, com durabilidade de impressão mínima de cinco anos.
- Possuir um mostrador do relógio de tempo real contendo hora, minutos e segundos.
- Ter como finalidade exclusiva a marcação do ponto.
- Possuir forma de armazenamento permanente, em que os dados não possam ser alterados ou apagados.
- Ter um armazenamento confiável e seguro para os dados.
- Não depender de qualquer conexão com outro equipamento externo para a função de marcação de ponto.
- Possuir porta padrão USB externa, captura dos dados armazenados pelo Auditor- Fiscal do Trabalho.
Toda transição, por menor que ela possa parecer, traz dúvidas, inseguranças e incertezas, pois pode passar a mensagem de que o que vinha sendo praticado não é bom e precisa mudar. Na verdade, é necessário deixar claro com sua equipe que o que já era bom pode melhorar também.
