Ter ou não controle de ponto em uma pequena empresa? Uma pergunta com diversas respostas e todas levam a um único lugar: facilitar a vida do empreendedor.
Sabemos que o dia a dia de quem cuida de um pequeno negócio não é fácil. Gerir processos, faturar e também fazer a gestão de pessoas são algumas das inúmeras demandas desse empresário ou empresária. Por isso, ferramentas que facilitam o dia a dia e automatizam alguns processos são de grande valia.
A legislação trabalhista brasileira atual prevê que uma empresa com 20 funcionários ou mais, é obrigada a fazer o registro de ponto e existem três formas para fazer esse controle: manual, mecânica ou eletrônica.
Modalidades
Para se fazer o controle de ponto manual, geralmente, se utiliza um livro de registro que deve ser controlado por um responsável do RH da empresa e assinado pelos funcionários. Por ser manual, a probabilidade de acontecerem erros é maior. Até mesmo conter informações imprecisas ou inverídicas sobre seus colaboradores.
Já a modalidade mecânica é o relógio, utilizado por muitas empresas. Nesse formato, o registro é feito por carimbo ou marcação no cartão de ponto, onde constarão a entrada, a saída e o registro de intervalo. Aqui também podem ocorrer falhas e instabilidades. Se não for operado da maneira correta, o ponto mecânico pode acabar gerando divergências entre alguns registros comprometendo os dados.
A modalidade mais recente e segura de todas é a digital. No controle de ponto digital, a empresa faz o monitoramento dos horários de seus colaboradores através de plataformas que podem ser alimentadas pelo RH ou pelo próprio colaborador. Como todo sistema é 100% digital, pode ser auditado e também registrar qualquer modificação de informação, inclusive data e hora dessas alterações.
Digitalizar e facilitar
A praticidade do controle de ponto digital não se limita apenas a isso. Ela também permite que relatórios sejam gerados a partir das informações ali registradas, facilitando o trabalho de gestão do RH ou o acompanhamento do empresário que acaba tendo que monitorar isso por conta própria. Cada atividade operacional que pode ser facilitada, é uma função a menos para o profissional que cuida do quadro de funcionários, o que significa mais foco em gestão estratégica e em planos de crescimento para os membros da equipe.Apesar da lei determinar que apenas as empresas que possuem mais de 20 funcionários façam o controle de ponto, uma pesquisa realizada pelo Ministério do Trabalho apontou houve redução em 73% de processos trabalhistas em pequenas empresas após adotarem o controle de ponto digital.
Integração com a folha de pagamento
Um gargalo na maioria dos departamentos de RH de pequenas, médias e grandes empresas no Brasil é o tempo e o custo destinados a geração das folhas de pagamento, especialmente quando elas não estão integradas ao controle de folha de ponto.
A digitalização de mais processos de pessoal não só reduz a possibilidade de erros humanos e concentra os esforços em outros pontos que não operacionais, como também colabora com a adequação de pequenos negócios a normas e práticas de compliance adotadas em grandes corporações, o que pode contribuir também para o crescimento do negócio.
Independentemente dos motivos que levam uma empresa a adotar um controle de ponto é importante pesquisar as modalidades, consultar a contabilidade que presta serviços para a sua empresa para entender o que atende melhor o negócio. Ferramentas e tecnologia devem ser usadas para libertar ao invés de aprisionar!
